Privacyverklaring

Stichting Opleidings- en Ontwikkelingsfonds Carrosseriebedrijf (OOC) is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.

Korenmolenlaan 4, 3447 GG Woerden

Privacy vragen en verzoeken: privacy@oocinfo.nl.

Wij gebruiken alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor onze taken en diensten. Daarbij houden wij ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en aan de regels die gelden voor de betreffende activiteit of subsidieregeling.

Deze verklaring geldt niet voor de personeels- en sollicitantenadministratie van OOC.

Wij passen deze verklaring aan als onze werkwijze verandert. De actuele versie staat op onze website; de versiedatum staat bovenaan.

Wij verwerken gegevens van:

ο  werknemers en andere vakmensen in de carrosseriebranche die onder OOC vallen, en vakmensen van partnerorganisaties;
ο  deelnemers aan activiteiten, opleidingen, coach- en ontwikkeltrajecten, waaronder trajecten die onder een subsidieregeling vallen;
ο  contactpersonen en leidinggevenden bij werkgevers in de branche;
ο  abonnees van onze nieuwsbrief en bezoekers van onze websites;
ο  leveranciers, docenten, projectleiders en contactpersonen bij opleiders, vakbonden en andere samenwerkingspartners.

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over jou vertellen of die wij aan jou kunnen koppelen, zoals je naam, e-mailadres of deelname aan een activiteit.

Cao-taken en fondsadministratie. Wij gebruiken identificatie- en contactgegevens, je Cometec-nummer, werkgever en dienstverband om vast te stellen of je onder het fonds valt en om onze fondstaken uit te voeren. Voor zover een concrete wettelijke verplichting geldt, baseren wij de verwerking daarop. Voor de overige noodzakelijke fondsadministratie baseren wij ons op ons gerechtvaardigde belang bij een juiste doelgroepbepaling en uitvoering van de fondstaak, na afweging van jouw privacybelangen.

Producten, diensten en activiteiten. Wij gebruiken je naam, contactgegevens, werkgever en inschrijvingsgegevens om activiteiten te organiseren en je praktische informatie te sturen. Bij een vergoeding kunnen betaalgegevens nodig zijn. Wij doen dit op basis van ons gerechtvaardigde belang bij een goede organisatie en uitvoering van de activiteit.

Verbetering en onderzoek. Wij gebruiken bijvoorbeeld enquête-antwoorden en deelnamegegevens om onze dienstverlening te verbeteren en ontwikkelingen in de branche te onderzoeken. Onze grondslag is het gerechtvaardigde belang bij die verbetering en dat inzicht, met afweging van jouw belangen. Wij beperken herleidbare gegevens en rapporteren resultaten waar mogelijk zonder dat personen herkenbaar zijn.

Nieuwsbrief en beeldmateriaal. Voor een nieuwsbrief gebruiken wij je naam en e-mailadres op basis van toestemming. Afmelden kan via iedere nieuwsbrief. Voor herkenbaar beeldmateriaal dat wij op basis van toestemming publiceren, kun je die toestemming weer intrekken. Wij informeren je vooraf over het gebruik van foto’s en video’s.

Zakelijke relaties. Wij gebruiken contact-, opdracht- en betaalgegevens voor samenwerking met leveranciers, docenten en projectleiders. De grondslag is uitvoering van een overeenkomst als je zelf partij bent; voor contactpersonen van organisaties is dit ons gerechtvaardigde belang bij het onderhouden en uitvoeren van de zakelijke relatie. Voor verplichte financiële administratie geldt de toepasselijke wettelijke verplichting.

Website, vragen en bescherming van onze rechtspositie. Wij gebruiken technische gegevens voor een veilige, werkende website en correspondentie om vragen en klachten af te handelen. Dit doen wij op basis van ons gerechtvaardigde belang bij veilige dienstverlening en zorgvuldige afhandeling. Voor AVG-verzoeken geldt daarnaast een wettelijke verplichting. Bij een concreet geschil of signaal van misbruik gebruiken wij alleen noodzakelijke dossiergegevens voor onderzoek of onze rechtspositie. Voor cookies waarvoor toestemming nodig is, vragen wij die vooraf; de cookie-informatie geeft de details.

Voor onze dienstverlening vragen wij je niet om gezondheidsgegevens. Vermeld daarom geen medische informatie in aanmeldformulieren, evaluaties of andere berichten aan OOC.

Wij gebruiken gegevens niet zonder passende grondslag voor andere doeleinden. Als wij gegevens voor een nieuw doel willen gebruiken, beoordelen wij eerst of dat is toegestaan en informeren wij je daarover voordat die verwerking begint.

Sommige activiteiten van OOC worden betaald met subsidie. Voor die activiteiten verwerken wij gegevens om je aan te melden, je deelname vast te leggen en de subsidie te verantwoorden en te laten controleren.

Afhankelijk van de regeling kan het gaan om:

ο  je naam, geboortedatum, contactgegevens, werkgever en dienstverband;
ο  je inschrijving, aanwezigheid, deelname- of scholingsverklaring en resultaten;
ο  de kosten en uren die aan de subsidie worden toegerekend.

Voor subsidieregelingen die dit wettelijk voorschrijven, verwerken wij ook het burgerservicenummer (BSN) in de deelnemersadministratie en voor de verplichte rapportage aan de subsidieverstrekker. De grondslag is de wettelijke verplichting, niet jouw toestemming. Wij gebruiken je BSN uitsluitend voor de wettelijk toegestane subsidiedoeleinden.

De aanvullende privacy-informatie over gesubsidieerde trajecten beschrijft per regeling de gegevens, wettelijke grondslag, ontvangers en bewaartermijn. Deze informatie staat op een aparte pagina op onze website; het aanmeldformulier bevat een link naar deze privacyverklaring. Verplichte gegevens zijn nodig om deelname als subsidiabel te kunnen verantwoorden; zonder die gegevens kan OOC de betreffende subsidie niet voor jouw deelname verantwoorden. De mogelijkheden buiten de subsidieregeling worden per activiteit uitgelegd.

Subsidiegegevens gebruiken wij voor uitvoering, verantwoording, controle en het voorkomen of onderzoeken van onregelmatigheden. Wij gebruiken ze niet voor marketing of voor besluiten over jouw arbeidsrelatie.

Bij de uitvoering kunnen coaches, opleiders en administratiepartners betrokken zijn. Voor zover zij in opdracht van OOC gegevens verwerken, doen zij dat onder onze instructies. Als een organisatie voor een eigen verwerking zelf verantwoordelijk is, informeert die organisatie je daarover.

Voor een controle of audit kun je ook na afloop van het traject worden benaderd.

De concrete bewaarregels staan in de aanvullende privacy-informatie bij het traject. Een termijn die begint bij subsidievaststelling wordt vanaf die vaststelling berekend; het ontbreken van een kalenderdatum betekent niet dat de bewaartermijn onbekend is. Eventuele wettelijke verlengingen worden daarin meegenomen.

Producten en diensten
Indien je deelneemt aan een activiteit of gebruik maakt van een product of dienst van OOC, dan kunnen wij op verschillende momenten persoonsgegevens van je opvragen. Dit doen wij om de volgende redenen:

ο  Om te bepalen of je behoort tot de vakmensen in de carrosseriebranche die onder OOC vallen of  behoort tot de vakmensen van partnerorganisaties.
ο  Wij willen je in de toekomst wellicht nogmaals uitnodigen voor een activiteit, product of dienst.
ο  Om bij te houden wie aan een activiteit heeft deelgenomen of gebruik heeft gemaakt van een product of dienst.
ο  Ter verbetering van onze dienstverlening.
ο  Het verzenden van (praktische) updates betreffende de activiteit, product of dienst.

De persoonsgegevens die voor een activiteit, product of dienst worden ontvangen, worden voor geen enkel ander doel gebruikt. Wel kunnen wij deze persoonsgegevens met derde partijen delen, dit gebeurt alleen maar voor doeleinden die met de activiteit, product of dienst te maken hebben. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de professionele fotograaf die op een evenement foto’s maakt of met standhouders die in opdracht van OOC zijn ingehuurd. Met deze derde partijen worden altijd zeer duidelijke afspraken gemaakt om de bescherming van jouw gegevens te garanderen.

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig. Het doel bepaalt de bewaartermijn, niet alleen de bron waaruit wij de gegevens ontvangen. Een nieuw dienstverband of een verversing door Cometec laat de bewaartermijn van oude activiteiten en dossiers niet automatisch opnieuw beginnen.

Fondsadministratie. Wij bewaren je gegevens zolang je onder het fonds valt. Na het einde van je dienstverband, het bereiken van de AOW-leeftijd of overlijden bewaren wij ze nog zeven jaar. Daarna verwijderen of anonimiseren wij ze.

Activiteiten en communicatie. Deelnamegegevens bewaren wij voor uitvoering en afwikkeling van de activiteit en de toepasselijke verantwoording. Na afmelding gebruiken wij je gegevens niet meer voor de nieuwsbrief; een beperkte afmeldregistratie kan nodig blijven om de afmelding te respecteren. Voor onderzoeken verwijderen of anonimiseren wij herleidbare antwoorden zodra die niet meer nodig zijn voor de analyse en controle. Voor beeldmateriaal gelden het meegedeelde gebruiksdoel en de bij publicatie afgesproken duur.

Subsidie- en financiële administratie. Voor subsidiegegevens geldt de termijn die bij het traject wordt uitgelegd. Financiële basisgegevens waarop de fiscale bewaarplicht van toepassing is, bewaren wij in beginsel zeven jaar nadat zij hun actuele waarde voor die administratie hebben verloren. Een langere wettelijke termijn geldt alleen voor de gegevens waarop die verplichting betrekking heeft.

Zakelijke relaties. Actuele contactgegevens bewaren wij voor de samenwerking en de afwikkeling daarvan. Daarna bewaren wij alleen het noodzakelijke contractuele en financiële bewijs gedurende de toepasselijke bewaartermijn.

Na afloop verwijderen wij gegevens of maken wij ze daadwerkelijk anoniem. Als bepaalde gegevens nog nodig zijn voor een concrete juridische procedure of wettelijke verplichting, houden wij alleen die gegevens voor dat doel beschikbaar. De overige gegevens worden niet om die reden langer bewaard.

Je verstrekt gegevens zelf aan OOC. Afhankelijk van jouw situatie ontvangen wij gegevens daarnaast van:

ο  je huidige of voormalige werkgever;
ο  Cometec, voor de fondsadministratie en controle van de aansluiting bij het fonds;
ο  opleiders, loopbaancoaches en andere partijen die in opdracht van OOC een traject uitvoeren;
ο  de subsidieverstrekker of de organisatie die een subsidieregeling voor of met OOC administreert.

Krijgen wij gegevens niet rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld via Cometec of je werkgever, dan informeert deze privacyverklaring je over het gebruik daarvan. Wij verwijzen naar deze verklaring bij ons eerste contact met jou, bijvoorbeeld bij het indienen van een aanvraag voor dienstverlening van OC of aanmelding voor de nieuwsbrief.

ο  IT- en beveiligingsleveranciers en leveranciers van administratie-, leer- en communicatiesystemen;
ο  communicatie- en onderzoeksbureaus;
ο  partijen die in opdracht van OOC een activiteit, product of dienst uitvoeren, waaronder opleiders en loopbaancoaches;
ο  de organisatie die voor OOC een subsidieregeling administreert;
ο  de subsidieverstrekker en bevoegde controle- en auditinstanties, waaronder de accountant van OOC;
ο  toezichthouders, als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wij delen alleen gegevens die voor de betreffende taak nodig zijn. Met partijen die namens ons gegevens verwerken sluiten wij waar vereist een verwerkersovereenkomst en maken wij afspraken over beveiliging, geheimhouding en bewaring.

Als gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt of van daaruit toegankelijk zijn, moet daarvoor een geldige doorgiftegrond bestaan, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen met de benodigde aanvullende maatregelen. Via privacy@oocinfo.nl kun je informatie over de toepasselijke waarborgen en een kopie daarvan opvragen.

Wij nemen passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Alleen medewerkers en uitvoeringspartners die de gegevens voor hun taak nodig hebben, krijgen toegang. Wij maken afspraken over vertrouwelijkheid en zorgvuldig gebruik.

OOC neemt geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die voor jou rechtsgevolgen hebben of je op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.

Indien je een beroep wil doen op één van je rechten onder de AVG, dan kun je contact opnemen door een e-mail te sturen naar privacy@oocinfo.nl. OOC zal binnen de gestelde wettelijke termijn reageren op jouw beroep op je rechten onder de AVG.

Afhankelijk van de verwerking kun je vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van je gegevens. Bij verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang kun je bezwaar maken. Tegen direct marketing kun je altijd bezwaar maken. Toestemming kun je altijd intrekken; dit verandert niets aan de rechtmatigheid van het eerdere gebruik.

Deze rechten zijn niet in iedere situatie onbeperkt. Soms moeten wij bepaalde gegevens bewaren vanwege een wettelijke verplichting of een juridische procedure. Wij beoordelen je verzoek per geval en leggen een eventuele beperking uit.

Stuur je verzoek naar privacy@oocinfo.nl. Zo nodig vragen wij aanvullende informatie om je identiteit zorgvuldig te controleren. Een verzoek is in beginsel kosteloos. Wij reageren binnen een maand. Als verlenging vanwege de complexiteit of het aantal verzoeken nodig is, laten wij dat binnen die maand weten, met de reden; de verlenging bedraagt maximaal twee maanden.

Voor privacyvragen, klachten en verzoeken kun je mailen naar privacy@oocinfo.nl of schrijven aan OOC op het adres bovenaan. Ook de Functionaris Gegevensbescherming van OOC is via privacy@oocinfo.nl bereikbaar en heeft zelf toegang tot deze mailbox. Geef in je bericht aan als je contact met de FG wilt.

Je kunt rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Je hoeft daarvoor niet eerst een klacht bij OOC in te dienen.