Aanvullende privacy-informatie

Deze informatie hoort bij de algemene privacyverklaring van OOC en staat op een aparte pagina op onze website. Het aanmeldformulier bevat een link naar deze pagina. Bij je aanmelding geeft OOC aan welke subsidieregeling op jouw traject van toepassing is; alleen het bijbehorende onderdeel hieronder geldt voor die deelname.

Doel: vaststellen en uitvoeren van subsidiabele deelname, verantwoorden van activiteiten en kosten en mogelijk maken van de vereiste rapportage en controle.

Gegevens: naam, adres- en contactgegevens voor zover nodig, geboortedatum, noodzakelijke dienstverband- en doelgroepgegevens, opleidings- en certificeringsgegevens, aanwezigheid, activiteiten, resultaten en bijbehorende kosten- en ureninformatie. Het BSN wordt verwerkt voor de wettelijk verplichte deelnemersadministratie en rapportage; geslacht en andere voorgeschreven registratievelden worden alleen gebruikt voor zover zij voor het betreffende ESF+-project nodig zijn (artikelen 1.13, 1.15 en 1.16 Subsidieregeling ESF+).

Grondslag: voor de verplichte deelnemers- en verantwoordingsadministratie geldt een wettelijke verplichting, niet toestemming (artikel 6 lid 1 onder c AVG, Subsidieregeling ESF+).

Wie gebruikt de gegevens: OOC is verantwoordelijk. Maiesta ondersteunt de reguliere administratie in opdracht van OOC. Volgens de voor ESF+ vastgelegde taakverdeling houdt OOC de BSN-registratie afgeschermd; Maiesta krijgt geen toegang tot deze ESF+-BSN-gegevens. Opleiders en coaches ontvangen of leveren alleen de gegevens die nodig zijn voor hun betrokkenheid.

Rapportage en controle: SZW/Uitvoering van Beleid ontvangt de wettelijk vereiste rapportage, inclusief het BSN waar dat is voorgeschreven. Bevoegde nationale en Europese controle- en auditinstanties en de accountant krijgen toegang tot de voor hun taak noodzakelijke gegevens (Subsidieregeling ESF+).

Bewaring: de administratieve projectbescheiden worden ten minste tot 31 december 2036 bewaard, of tot de nader door de Minister schriftelijk bekendgemaakte datum; een bekendgemaakte schorsing wordt meegenomen. Daarnaast geldt de Europese termijn van vijf jaar vanaf 31 december van het jaar van de laatste betaling door de beheerautoriteit aan de begunstigde, onverminderd toepasselijke staatssteunregels en onderbrekingen. OOC verwijdert de noodzakelijke projectbescheiden niet zolang een toepasselijke bewaarplicht voortduurt (artikel 1.14 Subsidieregeling ESF+, artikel 82 Verordening 2021/1060).

Doel: administreren van subsidiabele scholing, controleren van de noodzakelijke bewijsstukken, uitvoeren van de financiële afwikkeling en verantwoorden van de subsidie.

Gegevens: naam, geboortedatum en BSN van de deelnemer, noodzakelijke contact- en dienstverbandgegevens, scholingscode, niveau en relevante start- en deelnamegegevens, vereiste deelnemersverklaringen, facturen, betaalbewijzen en dossierstatus. De verplichte kerngegevens en verantwoordingsstukken volgen uit de SLIM-regeling en de UVB-handleiding.

Grondslag: de verplichte administratie en BSN-verstrekking bij subsidievaststelling berusten op een wettelijke verplichting, niet op toestemming (artikel 6 lid 1 onder c AVG, artikelen 3.22 lid 1 onder a en 3.24 lid 6 SLIM-regeling).

Wie gebruikt de gegevens: OOC is verantwoordelijk voor de subsidieadministratie. Binnen de afzonderlijk opgedragen SLIM-uitvoering verwerkt Maiesta noodzakelijke gegevens namens OOC. BSN-toegang blijft beperkt tot de specifiek geautoriseerde taak; reguliere management- en betaalrapportages bevatten geen volledig BSN. Deze SLIM-opdracht geeft geen toegang tot de afgeschermde ESF+-BSN-administratie.

Rapportage en controle: SZW/Uitvoering van Beleid ontvangt de voorgeschreven verantwoordingsgegevens en het BSN bij het verzoek tot subsidievaststelling. De accountant en bevoegde controleurs gebruiken uitsluitend de voor hun controle noodzakelijke gegevens (artikel 3.24 SLIM-regeling, UVB-handleiding).

Bewaring: de officiële subsidieadministratie en bijbehorende bescheiden worden tien jaar na subsidievaststelling bewaard. De termijn begint dus bij de formele vaststelling van de subsidie, niet bij jouw aanmelding, pensionering of het einde van jouw scholing (UVB-handleiding, artikel 5.2 Kaderregeling).

De wettelijke kerngegevens zijn nodig om jouw deelname onder de betreffende regeling te verantwoorden. Zonder die gegevens kan OOC die deelname niet als subsidiabel onderbouwen; welke mogelijkheden buiten de regeling bestaan, wordt per activiteit uitgelegd (ESF+-regeling, SLIM-regeling).

De lange subsidietermijnen gelden voor de noodzakelijke subsidieadministratie, niet automatisch voor ieder tijdelijk bestand, iedere extra kopie of alle andere gegevens bij OOC. Gegevens die niet meer nodig zijn worden verwijderd of daadwerkelijk anoniem gemaakt; noodzakelijke bewaring betekent niet dat iedereen toegang blijft houden (artikelen 5, 25 en 32 AVG).

Wij vragen voor deze administratie niet standaard om medische informatie, inhoudelijke coachverslagen of volledige kopieën van identiteitsbewijzen. De subsidiegegevens zijn niet bedoeld voor marketing of eigen gebruik door uitvoeringspartners.

Voor alle privacyvragen, klachten en verzoeken gebruik je privacy@oocinfo.nl. Ook de Functionaris Gegevensbescherming van OOC is via dit adres bereikbaar en heeft zelf toegang tot de mailbox; geef in je bericht aan als je contact met de FG wilt. De algemene privacyverklaring beschrijft je rechten en de behandeling van verzoeken; een wettelijke bewaarplicht kan betekenen dat bepaalde gegevens nog niet mogen worden gewist (artikel 17 lid 3 AVG).